אתם קמים בבוקר, מלאי מוטיבציה וחדורי מטרה, מתיישבים מול המחשב ואז מבול של מיילים, הודעות, התראות וטלפונים תוקף אתכם ובלי שהרגשתם חצי יום הלך רק על התעסקות עם דברים שוליים ומעצבנים בזמן שפרויקטים חשובים נופלים עוד שנייה אל תהום הדד-ליין.
מה עושים עם זה? איך מנהלים את הזמן שלנו כך שנספיק לעמוד בכל המטלות?
הרשו לי להכיר לכם את מודל "חשוב-דחוף". זה מודל פשוט וקל ליישום ומהרגע שהכרתי אותו הפכנו לחברים מאוד טובים. מדובר למעשה בטבלה פשוטה בת ארבעה תאים המופיעה בספרו של סטיבן קובי "שבעת ההרגלים של אנשים אפקטיביים במיוחד". אני לא יודעת אם מר קובי פיתח את המודל הזה בעצמו או לא, אבל הוא בהחלט מודל יעיל למי שמתקשה בניהול זמן.
אז איך זה עובד?
1. חשוב ודחוף
למשבצת הזו נכניס עבודות חשובות (מבחינת הכנסה או תועלת לעסק) שיש להם דד-ליין קרוב והן דורשות טיפול מיידי. לא חייבים כמובן לחכות עד הרגע האחרון. "דחיפות" אינה בהכרח "לחץ". למשבצת מספר 1 אני אכניס גם דברים שהם מספיק חשובים בשביל שלא אגיע איתם לדקה ה-90. בגדול, אלו כל המטלות שמחייבות אותנו לעמוד בלוח זמנים.
הרבה פעמים זה המשבצת שמכילה את ה"בשר" של העסק שלנו (סליחה בפני כל הצמחונים על האנלוגיה. היא פשוט הכי מתאימה שמצאתי). את עיקר יום העבודה שלכם אתם צריכים להקדיש למשבצת הזו ורצוי את השעות בהן אתם יותר מפוקסים.
2. דחוף אבל לא חשוב
שתי המשבצות הראשונות הן די מבלבלות כי לפעמים הדחיפות יוצרות אשליה של חשיבות, אבל אם נתבונן בסך המטלות שלנו, נראה שחלק גדול מהזמן אנחנו מתעסקים בדברים שדורשים טיפול דחוף, למרות שהחשיבות שלהם לא משמעותית עבור העסק שלנו.
למשל: להגיש דו"ח מע"מ. עם התקרבותו של ה-15 בחודש, המשימה הזו הופכת להיות דחופה ביותר, שכן אם לא נעשה אותה נשלם קנס. אבל תשלום מע"מ הוא לא מסוג הדברים שמקדמים ודוחפים את העסק שלי קדימה. זו פשוט עוד מטלה שיש לבצע.
למשבצת מספר 2 אני נוטה להקציב שעה אחת בתחילתו של כל יום עבודה. כך אני יודעת שפיניתי מהשולחן את כל המטרדים הדחופים האלו ואני יכולה להתפנות לדברים החשובים בראש שקט.
3. חשוב ולא דחוף
כאן נמצאים כל הדברים שאני קוראת להם "הדלק" של העסק. הכשרה מקצועית, התפתחות אישית, מפגשי העשרה, תכנון עסקי לטווח ארוך, בניית תוכנית כלכלית ועוד. אלו דברים שחשוב שנפנה להם זמן כי בלעדיהם אנחנו נשחקים והעבודה שלנו הופכת להיות רצף מתסכל של כיבוי שריפות. עם זאת, דווקא בגלל שהם לא דחופים, אנחנו לפעמים נוטים להזניח אותם.
אני משתדלת להקציב לעצמי יום או יומיים בכל חודש שמוקדשים בדיוק לדברים האלו – מפגש לכוס קפה של השראה עם קולגה, השתתפות בסדנא מעניינת, הקשבה רצופה וחסרת מעש להרצאות טד ובחינה תקופתית של מצב העסק.
שימו לב: משבצת מספר 3 אולי תופסת פחות נפח של זמן, בגלל חוסר הדחיפות שלה, אבל היא זאת שמזינה את כל העשייה שלנו ואם נתעלם ממנה, לא נוכל לעשות מה שאנחנו האמת אוהבים.
4. לא חשוב ולא דחוף
אלו בולעני הזמן שמקיפים אותנו מכל עבר – פייסבוק, אינסטגרם, נטפליקס, פינטרסט ושאר מסיחי הדעת ששואבים לנו את היום וגורמים לנו לבזבז אותו על שטויות.
מה עושים איתם?
תוחמים אותם בזמן. הגדירו לעצמכם שעה שהיא שעת הבזבוז. מומלץ לבחור בשעה בה אתם ממילא פחות מרוכזים ויעילים, כמו אחרי ארוחת צהריים. בשאר הזמן, פשוט כבו את המכשירים שגוזלים את זמנכם.
עד כאן תיאוריה. מכאן ליישום.
פשוט ציירו טבלה כזו על לוח מחיק שיהיה תלוי לכם מול העיניים ועדכנו בתוכה את כל המטלות שלכם. נכנס משהו חדש? שבצו אותו מיד במשבצת שמתאימה לו. סיימתם מטלה? מחקו אותה מהלוח (זה החלק הכי כיף).
שיהיה בהצלחה!