אז החלטתם שנמאס לכם להיות שכירים, נמאס לכם מהבוס, מהשעות הקשיחות, מפרויקטים משמימים ומהתור למיקרוגל המשרדי בכל צהריים והגיע העת להגשים חלום ולפתוח עסק עצמאי. הידד!
הנה כמה דברים ממש בסיסיים שחשוב שתדעו לפני שאתם קופצים למים:
שכיר ועצמאי – מצא את ההבדלים
לפני שעושים איזשהו צעד, חשוב להבין משהו בסיסי לגבי ההבדלים בין מעצב שכיר למעצב עצמאי.
מעצב שכיר הוא מעצב. זהו.
מעצב עצמאי הוא מעצב, מנכ"ל, תקציבאי, מנהל חשבונות, אחראי קשרי לקוחות, משווק, מזכיר והמנקה של המשרד. אם החלטתם לצאת לעצמאות, בדקו קודם עם עצמכם שיש לכם נכונות להיכנס אל שלל התפקידים האלו. קחו בחשבון שהם יגזלו לא מעט מזמנכם וייתכן שיהיו ימים שתעבדו כמו חמורים בלי לעצב משהו אחד.
יש אנשים שהרחבת הסמכויות האלו דווקא מלהיבה אותם ומאפשרת להם להביא לידי ביטוי יכולות וכישרונות שהם לא יכלו לבטא בתור שכירים. ישנם אחרים שרואים במצב הזה עול ונטל ואפילו משהו מלחיץ ומפחיד. כמובן שתמיד אפשר להעביר חלק מהתפקידים האלו לגורם חיצוני ומקצועי שיעשה אותם עבורכם, אבל גם אם תחליטו לעשות את זה, האחריות היא עדיין שלכם. אז בואו ונכיר על קצה המזלג את התפקידים שאתם הולכים למלא ומה הם דורשים מכם
מנהלי חשבונות
הדבר הראשון שיש לעשות כשפותחים עסק הוא לפתוח תיק במס הכנסה. אפשר לעשות את זה לבד על ידי הורדה ומילוי טפסים באתר של רשות המיסים אך אני ממליצה בחום לעשות את התהליך הזה בליווי של רואה חשבון. כל פספוס קטן שנעשה בתום לב או מילוי לא נכון של סעיף כזה או אחר בטופס, יכולים לעלות לכם ביוקר.
כשאתם הולכים לבחור רואה חשבון, כדאי שיהיה זה מישהו שעובד עם עסקים קטנים ושתהיה לו סבלנות להסביר לכם את כל מה שצריך לדעת. רו"ח הוא גם האיש הנכון להתייעץ איתו האם כדאי לפתוח תיק של עוסק פטור או עוסק מורשה. אם הלכתם על מורשה, תצטרכו לפתוח גם תיק במע"מ (לא, זה לא אותו דבר כמו מס הכנסה) ולבסוף, לקינוח, יש לפתוח גם תיק בביטוח לאומי. אבל התפקיד שלכם כמנהלי חשבונות הוא לא רק בפתיחת העסק. אם אתם עוסק פטור תצטרכו להוציא קבלות ולנהל תיעוד מסודר של כל ההוצאות וההכנסות שלכם וכן להגיש בסוף שנה דו"ח שנתי והצהרת הון. אם אתם עוסק מורשה יהיה לכם עסק גם עם חשבוניות ועם דוחות מע"מ דו-חודשיים.
גם את הדו"ח השנתי אני ממליצה לכם לעשות בעזרת רו"ח.
לגבי ההתנהלות השוטפת, ישנן הרבה תוכנות ברשת שמאפשרות לעשות זאת בקלות.
הדבר החשוב ביותר כמנהלי החשבונות של העסק שלכם הוא לשמור על סדר. לתעד בזמן את מה שדורש תיעוד ולא לדחות דברים.
תקציבאים
הקמת עסק דורשת השקעה. רכישה של ציוד, של חומרה ותוכנה, רישיונות ועוד וזה עוד לפני שהעסק מתחיל להכניס. בתור התקציבאים של העסק שלכם, חשוב מאוד להיות מתוכננים, לבנות תכנית עסקית ולהיות כל הזמן עם האצבע על הדופק כדי שלא תגיעו למצב שיש לכם חור בלתי ניתן למילוי. הדרכה לבניית תוכנית עסקית אפשר לקבל בכל אחד מהסניפים של מעוף (הסוכנות לעסקים קטנים ובינוניים) בעלות מסובסדת.
נהלו את התקציב בזהירות ובאחריות. שימו לב שאתם עושים אבחנה נכונה בין הוצאה להשקעה. פנטזיות כמו ריהוט מעוצב לסטודיו או שדרוג כללי של כל הציוד יאלצו לחכות שהעסק ייצר מספיק הכנסות. בנוסף עליכם לשים לב שהתמחור שלכם אכן מכסה את עלויות העסק השטופות ומשאיר אתכם ברווח (אם אין לכם מושג איך לעשות את זה, כדאי לכם לקרוא את הפוסט הזה).
אנשי שיווק
פתחתם עסק. יופי. עכשיו עליכם להביא אליו לקוחות. זה לא מספיק שאתם מעצבים מוכשרים אם אף אחד לא יודע את זה. אז מה עושים? פשוט דברו על זה. דברו על העסק שלכם עם כל מי שאתם פוגשים, ספרו עליו, על מה שאתם עושים, על הלקוחות שאתם מחפשים, על הערך של העשייה שלכם.
עידן הרשתות החברתיות מספק לכם שלל במות בהן אתם יכולים לספר על העסק שלכם. נצלו זאת וזכרו ששיווק זו עבודה. זה משהו שצריך להקדיש לו זמן, תכנון ותשומת לב. זה לא קורה מעצמו. רוב המעצבים שונאים שיווק אבל אני מבטיחה לכם שאם לא צעשו את זה בעצמכם, אף אחד לא יעשה את זה בשבילכם.
מנהלי קשרי לקוחות
שיווק זה אחלה וזה חשוב אבל עוד יותר מזה חשוב לדעת כיצד להתנהל מול הלקוחות שלנו כי בסופו של יום, הם המשווקים הטובים ביותר שיש לנו. לקוח מרוצה יחזור ויביא איתו עוד לקוחות. לקוח לא מרוצה יעשה בדיוק את ההיפך. זה לא אומר שהלקוח תמיד צודק (הוא לא!) וזה לא אומר שצריך להתרפס בפני כל דרישה שלו (ממש לא!). זה כן אומר שצריך ללמוד איך לנהל מערכת יחסים בריאה וטובה עם הלקוחות שלנו. כן, גם זה משהו שצריך ללמוד – איך לנהל שיחת מכירה עם לקוח, איך לנסח מולו הסכם עבודה טוב, איך להתנהל מול לקוחות מאתגרים ואיך ללמוד מהלקוחות שלנו לעבוד טוב יותר. (ואם תחפשו, תוכלו למצוא גם על זה כמה פוסטים כאן בבלוג)
מזכירה
כל אחד יודע שהאדם החשוב ביותר בכל ארגון, חברה או משרד, זו המזכירה. המזכירה היא זו שמנהלת את היומן, את הפגישות, את סדר היום ואת סדרי העדיפויות. אל תעבדו בלי מזכירה.
הכינו לעצמכם תכנית שבועית מתעדכנת, נהלו יומן מסודר, התחילו כל יום עבודה עם רשימה ברורה של המטלות לאותו היום וסדרי העדיפויות שלהם. בלי זה אתם עלולים ללכת לאיבוד בתוך העסק שלכם.
ושיהיה בהצלחה!