התקופה האחרונה חשפה בפני העולם את נפלאות הפגישות המקוונות. בזמן שרבים נכנסו לבידוד ולסגר ונאלצו להישאר סגורים בבתיהם, אפליקציות לקיום פגישות מרחוק זכו סוף סוף להכרה.
אז בתור מי שכבר שנים מקיימות פגישות כאלו, לא בגלל שיש לי משהו נגד פגישות פרונטליות עם אנשים, אלא פשוט כי אני גרה מאוד רחוק מאיפה שגרים רוב הלקוחות שלי, תנו לי לתת לכם כמה טיפים על פגישות מקוונות.
פגישות עם לקוחות, ספקים וקולגות הן חלק משגרת העבודה שלנו. לא תמיד די בשיחת טלפון או בהתכתבות מיילים ויש צורך להיפגש. פגישה פרונטלית מול לקוח יכולה לספק לנו מידע שלא יכולנו לקלוט בצורה אחרת. פגישה מוצלחת תחסוך שעות עבודה מיותרות והיא גם דרך מצויינת לבניית אמון בתחילתה של התקשרות עסקית.
כבר נתתי קווים מנחים לקיום פגישות בפוסט כאן, אבל מה עושים כשפגישה פרונטלית אינה אפשרית ויש לקיים אותה מרחוק?
דבר ראשון, חשוב להיות מודעים להבדלים בין פגישה המתקיימת פנים אל פנים ובין פגישת וידאו בה כל אחד יושב במקום אחר. אם תתייחסו אל פגישות כאלו באותו האופן, אתם עלולים לפשל.
פגישה מקוונת לוקחת מאתנו שליטה על שני מרכיבים בעלי חשיבות קריטית:
א. מיקום.
בפגישה פרונטלית אנחנו שולטים במידה הרבה יותר גדולה בסביבה בה תתקיים הפגישה. היא יכולה להתקיים במגרש הביתי שלנו, היא יכולה להתקיים בבית העסק של הלקוח או בכל מקום אחר שנבחר. בכל מקרה, אנחנו יודעים מראש מה תנאי הסביבה בה נקיים את הפגישה.
בפגישה מקוונת, אנחנו שולטים אך ורק בסביבה שלנו, אבל אין לנו שום שליטה על הסביבה שהצד השני יבחר עבור עצמו.
ב. תשומת לב.
כאשר שני אנשים נפגשים באופן פרונטלי, ישנם כללי נימוס בסיסיים שיחייבו את שני הצדדים להביט אחד בשני ולהקשיב בריכוז. אף אחד לא יעלה על דעתו להציץ בנטפליקס בזמן שמישהו יושב ומדבר מולו, נכון? בפגישה מקוונת, הפיתוי להיכנס שניה לפייסבוק או לוואטסאפ הוא גדול, כי לצד השני אין דרך לדעת אם אתם עושים את זה. זה אומר שאנחנו צריכים להיות הרבה יותר מודעים לתשומת הלב של הלקוח ולדאוג שלא נאבד אותו לטובת שאר הגירויים שמקיפים אותו.
אז מה עושים?
כמו בכל פגישה אחרת, תמיד חשוב להגיע מוכנים ולהתכונן היטב לפגישה כדי שהיא תהיה מוצלחת. ועד כמה שהכנה מוקדמת חשובה בפגישה פרונטלית, היא חשובה הרבה יותר בפגישה מקוונת. את יצר הספונטניות שלכם תשאירו לדברים אחרים.
תיאום ציפיות והגדרת יעדים:
לפני כל פגישה, הלקוח מקבל ממני מייל עם פרטי הפגישה ועם המטרות שלה – מה המטרה שלשמה אנחנו מקיימים את הפגישה, על מה אנחנו הולכים לדבר, כמה זמן אנחנו מקציבים לצורך הפגישה, מה כל אחד מהצדדים צריך להכין ועם מה אנחנו רוצים לצאת בסוף.
כשאתם מגדירים מטרות לפגישה, עשו זאת באופן המדויק והספציפי ביותר. לכתוב "פגישת היכרות" במטרות הפגישה, זה לא מספיק. עדיף לכתוב משהו בסגנון: "סקירה ומיפוי של צרכי הלקוח והתווית דרכי עבודה לקראת הכנת הצעת מחיר".
אם אתם נפגשים כדי לדון בסקיצות שכבר שלחתם ללקוח, ציינו שמטרת הפגישה היא "דיון על כיווני העיצוב השונים שהוצעו ללקוח ובחירת סקיצה מובילה להמשך העבודה".
בכל אופן, שיהיה ברור לשני הצדדים מה הולך להיות בפגישה הזו.
הכנת הסביבה:
אם בפגישה רגילה אני מסתפקת בלשלוח ללקוח את רשימת הדברים שאני רוצה שהוא יכין לפגישה (בריפים, רפרנסים, אתרים רלוונטיים וכו'), כשמדובר בפגישה מקוונת, אני מבקשת לקבל את כל אותם חומרים מראש. למה? קודם כל, כי בפגישה מקוונת אין לנו את הפריוולגיה לאפשר "זמן מת". ברגע שאגיד ללקוח "רגע, אני מסתכלת במה ששלחת", איבדתי אותו לטובת סרטוני חתולים בטיויוב.
סיבה נוספת היא שאני מעדיפה שהחומר יהיה אצלי כדי שאוכל להציג אותו במידה ויעלה צורך. אני לא סומכת על הלקוח שהוא ידע איך לעשות שיתוף מסך ולהעלות את הדברים בעצמו.
גם את החומרים שלי, שיכולים להיות רלוונטיים לפגישה, אני מכינה מראש כך שאוכל להציג אותם במהירות במידת הצורך.
הכרת המערכת:
ישנן מספר אפליקציות ופלטפורמות מוצלחות לקיום פגישות מקוונות. איזו שלא תבחרו, חשוב שתכירו אותה היטב. אם יש צורך, תרגלו אותה על בני משפחה או חברים. חשוב לא פחות לוודא שהלקוח גם הוא יודע איך להשתמש בה. אל תבקשו מהלקוח לעבוד עם אפליקציה שהוא לא מכיר כי זה מתכון לאסון.
נטרול הפרעות:
כמו שכבר כתבתי, אחת מאבני הנגף של פגישות מקוונות הוא חוסר השליטה שלנו על רמת הריכוז של הצד השני. לכן חשוב מאוד לנטרל כל הסחת דעת אפשרית. קחו בחשבון שילד אחד שצועק ברקע הוא הפרעה הרבה יותר גדולה מבית קפה הומה ורועש.
מצאו חדר ריק ושקט לצורך הפגישה, השתמשו באוזניות איכותיות, כבו כל מכשיר שעלול להפריע ובקשו מראש מהלקוח שיעשה את אותו הדבר.
אפילו שאתם בבית, אתם בעבודה:
"צאו" לפגישה כמו שאתם יוצאים לכל פגישת עבודה רגילה. תשכחו מישיבה מזרחית על המיטה בפיג'מה תוך כדי אכילת וופלים. זה לא לעניין. לגבי נעלי בית - אתם יכולים להישאר איתם כל עוד הלקוח רואה רק את פלד הגוף העלין שלכם.
הקלטה ותיעוד:
אחד היתרונות של פגישות מקוונת הוא היכולת הפשוטה להקליט ולתעד אותן. חבל להחמיץ את הייתרון הזה ולא להשתמש בו. פעמים רבות, שמיעת הפגישה לאחר שהיא הסתיימה, עוזרת להבחין בדברים שאולי פספסתי בזמן אמת. אם עבר זמן מאז קיום הפגישה ועד תחילת העבודה, זה עוזר לפעמים לרענן את הזיכרון.
לפני כמה שבועות שאלה אותי מישהי איזה דברים אני חושבת שיישארו איתנו גם כשהעולם יחזור לשפיות. האמת היא שאין לי מושג, אבל אני מקווה שאלו יהיו הפגישות המקוונות. יש להן הרבה יתרונות. תהנו מהם.